La documentaci\u00f3n se puede presentar en diversos formatos: documentos en papel, archivos de texto u hojas de c\u00e1lculo, archivos de v\u00eddeo o audio, etc. Una organizaci\u00f3n no s\u00f3lo debe gestionar los documentos internos (por ejemplo, pol\u00edticas diversas, procedimientos, documentaci\u00f3n del proyecto, etc.), sino tambi\u00e9n los documentos externos (por ejemplo, diferentes tipos de correspondencia, documentaci\u00f3n recibida con equipamiento, etc.). Es decir, la gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n es una tarea compleja e integral.<\/p>\n
Entonces, \u00bfpor qu\u00e9 es tan importante gestionar los documentos? A ver, \u00bfalguna vez se ha encontrado en una situaci\u00f3n en la que no sab\u00eda d\u00f3nde encontrar alg\u00fan documento importante? \u00bfO se dio cuenta de que sus empleados estaban utilizando una versi\u00f3n incorrecta (antigua) de un procedimiento? \u00bfO que algunos empleados ni siquiera recibieron un procedimiento importante? \u00bfO tal vez no estaba claro cu\u00e1l era la versi\u00f3n de este procedimiento? \u00bfO determinados documentos confidenciales fueron distribuidos a las personas equivocadas? Si nunca se encontr\u00f3 en este tipo de situaciones conflictivas, probablemente s\u00ed le pas\u00f3 que sus procedimientos no est\u00e9n actualizados.<\/p>\n
Si no aplica un m\u00e9todo sistem\u00e1tico para gestionar su documentaci\u00f3n, probablemente usted se identifique en alguna de las situaciones mencionadas. Es por ello que las normas ISO 27001 y BS 25999-2 exigen a las organizaciones que implementen un m\u00e9todo sistem\u00e1tico de este tipo redactando un procedimiento para la gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n.<\/p>\n
Este procedimiento debe definir claramente las responsabilidades sobre los documentos: qui\u00e9n los aprueba, c\u00f3mo se distribuyen y se archivan, c\u00f3mo se mantienen actualizados, qu\u00e9 control de versiones se utiliza, c\u00f3mo se controlan los cambios en los documentos, qu\u00e9 hacer con la documentaci\u00f3n externa, etc.<\/p>\n
Debido a que la gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n es un tema tan importante, tenga la certeza de que el auditor de certificaci\u00f3n no s\u00f3lo requerir\u00e1 este tipo de procedimiento, sino que tambi\u00e9n analizar\u00e1 si su documentaci\u00f3n realmente se gestiona como est\u00e1 definido en el procedimiento de gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n. La implementaci\u00f3n de este procedimiento probablemente implicar\u00e1 que usted tenga que cambiar su sistema para administrar documentos, que tenga que almacenar documentaci\u00f3n en su Intranet o implementar un sistema m\u00e1s complejo de gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n y que tenga que organizar el archivo de documentaci\u00f3n en papel.<\/p>\n
Cuando comience a implementar la norma ISO 27001 o BS 25999-2, empezar\u00e1 a ver la importancia de escribir las cosas, pero tambi\u00e9n ver\u00e1 que lo que escriba debe estar organizado, salvo que no desee poder tener el control sobre ello. De hecho, los documentos son el flujo vital de su sistema de gesti\u00f3n: cu\u00eddelos si quiere que su sistema sea saludable.<\/p>\n