Dokumente k\u00f6nnen in verschiedenen Formen vorliegen – Papierdokumente, Text- oder Tabellenblattdateien, Video- oder Audio-Dateien usw. Eine Organisation muss nicht nur interne Dokumente verwalten (z. B. verschiedene Richtlinien, Verfahren, Projektdokumentation usw.), sondern auch externe Dokumente (zum Beispiel verschiedene Arten von Korrespondenz, zusammen mit Ger\u00e4ten erhaltene Dokumentation usw.). Mit anderen Worten ist die Verwaltung von Dokumenten eine recht komplexe und umfassende Aufgabe.<\/p>\n
Also warum ist es so wichtig, Dokumente zu verwalten? Haben Sie sich jemals in einer Situation befunden, in der Sie nicht wussten, wo einige wichtige Dokumente zu finden waren? Oder Sie fanden heraus, dass Ihre Mitarbeiter eine falsche (veraltete) Version eines Verfahrens angewendet haben? Oder einige Mitarbeiter haben ein wichtiges Verfahren \u00fcberhaupt nicht erhalten? Oder vielleicht war nicht klar, welche Version dieses Verfahren aktuell war? Oder einige vertrauliche Dokumente wurden an die falschen Leute weitergegeben? Wenn Sie diese problematischen Situationen nie erlebt haben, dann haben Sie wahrscheinlich doch eine Erfahrung gemacht – Ihre Verfahren sind einfach nicht aktuell.<\/p>\n
Wenn Sie keinen systematischen Ansatz f\u00fcr die Verwaltung Ihrer Dokumente haben, werden Sie sich wahrscheinlich in einigen dieser Situationen wiedererkennen. Aus diesem Grund fordern ISO 27001 und BS 25999-2, dass Organisationen eine solche systematische Herangehensweise einf\u00fchren, indem ein Verfahren f\u00fcr Dokumentenmanagement erstellt wird.<\/p>\n
Dieses Verfahren muss klare Verantwortlichkeiten f\u00fcr die Dokumente festlegen – wer kann sie genehmigen, wie werden sie verteilt und archiviert, wie werden sie aktualisiert, welches Versionierungssystem wird verwendet, wie werden \u00c4nderungen in Dokumenten verfolgt, was geschieht mit externen Dokumenten usw.<\/p>\n
Da Dokumentenmanagement ist eine solch grundlegende Sache ist, stellen Sie bitte sicher, dass der Zertifizierungspr\u00fcfer nicht nur nach einem solchen Verfahren sucht, sondern auch pr\u00fcft, ob Ihre Dokumentation wirklich so verwaltet wird, wie Sie in Ihrem Verfahren f\u00fcr das Dokumentenmanagement festgelegt haben. Aufgrund der Einf\u00fchrung dieses Verfahrens m\u00fcssen Sie wahrscheinlich Ihr System f\u00fcr den Umgang mit Dokumenten \u00e4ndern m\u00fcssen, die Dokumentation im Intranet speichern oder ein komplexeres Dokumentenmanagement umsetzen sowie das Archiv f\u00fcr Papierdokumente organisieren.<\/p>\n
Wenn Sie anfangen, die Norm ISO 27001 \/ BS 25999-2 umzusetzen, erfassen Sie zun\u00e4chst die Bedeutung, Dinge schriftlich festzuhalten. Sie werden aber auch sehen, dass diese schriftlich festgehaltenen Dinge organisiert werden m\u00fcssen, damit Sie nicht die Kontrolle \u00fcber sie verlieren. Die Dokumente sind in der Tat das Blutsystem Ihres Managementsystems – pflegen Sie es gut, damit Ihr System gesund bleibt.<\/p>\n